Nicht nur Excel-Tabellen
Zu den Aufgaben im Backoffice gehören die telefonische oder schriftliche Kontaktpflege mit der Kundschaft und dem Zwischenhandel, die Betreuung des Kundenstamms, die Organisation und Teilnahme an Verkaufsmessen und Märkten (z.B. Einkäufer- und Zwischenhandelsmessen, Weihnachtsmärkte, usw.) und die Koordination der internen Verkaufsabläufe. Ein weiteres grosses Tätigkeitsfeld ist die Organisation und der Vertrieb der Wiler Kiste, ein Lieferdienstangebot von Früchten und Gemüse. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen mit dem ERP-System Aufträge zu erfassen, Lagerbewirtschaftung und Kundenstammpflege. Des Weiteren bietet das Backoffice immer wieder auch anderen Abteilungen administrative Unterstützung (z.B. Protokollführung)..
Spezialisiert auf Personalthemen
Das Backoffice HR erledigt einen Teil der Personaladministration und des Personalmanagements für unsere Mitarbeitenden mit einer IV-Rente. So wird in dieser Abteilung zum Beispiel das Rekrutierungs- und Anstellungsverfahren durchgeführt, Personalprozesse für Mitarbeitende mit Rente werden gestaltet (Eintritts- und Austrittsprozesse, Gespräche, Vereinbarungen, usw.). In Abgrenzung dazu ist das HR der Stiftung zuständig für die administrative Bearbeitung im Microsoft FO und in der Beratung für die fachspezifische Seite der HR-Prozesse.
Wie ist es, hier zu arbeiten?
Selbständiges Arbeiten und vernetztes Denken sind wichtige Voraussetzungen für die Arbeit im Backoffice. Die Abteilung ist dynamisch, MitarbeiterInnen können innerhalb des Teams an wichtigen sozialen Kompetenzen arbeiten. Rückzugsmöglichkeiten sind auch vorhanden, falls jemand lieber in Ruhe arbeiten möchte. Mit dem Fokus auf administrative Tätigkeiten ist PC-Affinität erforderlich und Erfahrung mit gewissen PC-Programmen erwünscht. Die Stiftung Heimstätten Wil legt grossen Wert auf Teilhabe und Bildung und ermöglicht MitarbeiterInnen, sich weiterzubilden. Auch Backoffice-MitarbeiterInnen profitieren von einer engen Zusammenarbeit mit den Job Coaches.
